Préambule et Engagement de Non-Commercialité

L'association 4 L TROPHY DES ETUDIANTS GLT DE CHARTRES est une structure d'entraide étudiante régie par la loi du 1er juillet 1901. Notre mission statutaire vise exclusivement la réalisation d'activités logistiques de terrain pour l'acheminement de fournitures scolaires et de matériels sportifs à destination d'enfants en situation d'exclusion ou de précarité.

À ce titre, l'association s'interdit formellement toute activité lucrative, publicitaire ou commerciale. Nous certifions solennellement que les données à caractère personnel collectées via notre site web ne font l'objet d'aucune vente, d'aucun échange, d'aucune location ni d'aucune forme de valorisation financière auprès de tiers ou d'acteurs publicitaires. Toutes les données recueillies restent confinées au secrétariat permanent basé à Chartres.

Nature des traitements et finalités administratives

Conformément à l'article 13 du RGPD, les données collectées par l'association sont strictement limitées aux besoins du traitement administratif interne de nos activités de terrain. Les traitements mis en œuvre répondent à des finalités claires, légitimes et proportionnées.

1. Gestion des demandes d'intake et d'adhésion

Les informations fournies lors de la saisie du formulaire de contact (nom, adresse électronique, motivation de terrain) sont exclusivement destinées au pôle Relations Acteurs Locaux et Conformité. Elles permettent d'instruire les demandes d'intervention, de planifier les collectes régionales d'Eure-et-Loir, et de valider les candidatures des étudiants désireux de s'engager de manière désintéressée dans nos actions.

2. Traçabilité logistique et archivage des dons

L'association conserve un registre comptable des matériels et fournitures scolaires reçus, avec l'identification de l'établissement ou de la structure donatrice. Ces données garantissent l'exactitude des bilans de traçabilité requis par les autorités publiques et les auditeurs administratifs pour vérifier la sincérité de nos bilans d'activité.

3. Archivage d'éco-gestion environnementale

Les statistiques associées aux bilans carbone et aux consommations de carburant de nos flottes de transport de l'exercice 2026 sont stockées de façon anonymisée. Elles participent à l'amélioration de nos protocoles d'éco-gestion logistique, sans ciblage de personnes physiques.

Droits des personnes concernées et exercice des droits

Chaque personne physique dont les données sont traitées par notre association bénéficie d'une maîtrise complète sur ses informations personnelles. Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des garanties d'accès, d'opposition et de rectification de vos données.

Exercer mon droit d'accès et d'audit Demander le retrait immédiat de mes données

Détail de vos prérogatives légales

  • Droit d'accès (Art. 15) : Vous pouvez obtenir confirmation que vos données personnelles sont traitées et en réclamer une copie intégrale auprès de notre délégué à la protection des données.
  • Droit de rectification (Art. 16) : Vous pouvez exiger la mise à jour immédiate de toute coordonnée inexacte ou incomplète vous concernant.
  • Droit à l'effacement (Art. 17) : Le "droit à l'oubli" vous permet d'obtenir la suppression définitive de vos formulaires d'intake de notre base d'Eure-et-Loir.
  • Droit à la limitation (Art. 18) : Vous pouvez demander à restreindre l'utilisation de vos données lors de l'instruction d'un litige administratif.

Sécurité de stockage, hébergement et durée de conservation

Notre association applique des mesures de sécurité physiques et logiques strictes pour prémunir les données de toute intrusion malveillante ou perte accidentelle. L'hébergement de notre site est assuré au sein de serveurs sécurisés situés exclusivement sur le territoire de l'Union Européenne, garantissant un encadrement réglementaire unifié.

Les formulaires d'intake de contact sont conservés en base de données pour une durée maximale de 3 ans à compter du dernier contact administratif établi. Les pièces relatives aux dons et aux audits comptables d'utilité publique sont archivées pour une durée réglementaire de 10 ans, en conformité avec les dispositions du Code de Commerce français relatives aux associations.